Personaleinsatzplanung Software

Unter Personaleinsatzplanung versteht man eine Ermittlung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs des Unternehmens in einem zukünftigen Zeitraum und die Bewertung, inwieweit dieser Bedarf mit entsprechend qualifizierten Arbeitskräften abgedeckt werden kann.

Die Personaleinsatzplanung sollte die folgenden Fragen beantworten:

• Wie viel Personal und mit welchen Qualifikationen werden jetzt und in Zukunft bis zu einem bestimmten Planungshorizont benötigt?

• Wie kann das Personal entsprechend seinen beruflichen Qualifikationen effizient eingesetzt werden?

• Wie kann man Probleme wegen möglichen freien Kapazitäten oder Mangels an Arbeitskräften frühzeitig erkennen und vorbeugen

Welche HR-Trennds gibt es?

Eine weltweite Deloitte-Umfrage ergab, dass die Personaleinsatzplanung im Jahr 2020 zu den drei wichtigsten HR-Trends gehört. Bis dahin war es nicht einmal in den Top Ten der wichtigsten Themen. Warum ist das Interesse an diesem Thema so dramatisch gestiegen? Im Zuge der Pandemie haben sich die Arbeitsweisen, die Büros und die Anforderungen an Kompetenzen und Fähigkeiten verändert. Selbst Marktführer wissen heute nicht, wie sie den Personalbedarf eines Unternehmens vorhersehen und die Personalkapazitäten optimal verteilen können.

Eine PEP Software kann zur Lösung dieses Problems beitragen.

Bain & Company in seinem Artikel „HR’s New Digital Mandate“ zeigt, dass digitale Technologien für die Personaleinsatzplanung (PEP) unverzichtbar geworden sind.

Zum Artikel „HR’s New Digital Mandate“

Laut ihrer Umfrage verwenden zwar je nach HR-Prozess 23 % bis 31 % der HR-Abteilungen immer noch manuelle, Excel- oder papierbasierte Prozesse als Hauptmethode für das Ressourcenmanagement, planen jedoch eine umfassende Umstellung von manuellen auf digitale Prozesse innerhalb von zwei bis drei Jahren.

Die vielversprechende Ressourcen- und Ressourcennutzung ist auf dem Markt weit verbreitet. Diese Planungstools sind von unschätzbarem Wert für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter effizient und ohne Frustration einteilen müssen.

Die Planungstools können Ihnen helfen festzustellen:

• welche beruflichen Qualifikationen von Personal Sie benötigen,

• wer an welchen Aufgaben im Moment arbeitet,

• mit welchen Stunden der jeweilige Mitarbeiter belastet ist,

• wer zur Verfügung steht

• und ob Ihre Arbeitskosten mit Ihrem Budget vereinbar sind.

Im Folgenden stellen wir Ihnen wie unsere Rillsoft Cloud Lösung für die Mitarbeiterplanung so auf den nachkommenden Seiten auch andere Personal Planer für die Ressourcennutzung vor, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, welches PEP Tool für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Rillsoft Cloud - PEP Software für ausgewogene Personal Auslastung und zuverlässige Liefertermine

Weiter bieten wir Ihnen eine kurze Zusammenfassung von Rillsoft Cloud im Bereich Personaleinsatzplanung.

Ressourcen Management

Für jeden Mitarbeitenden werden in den Stammdaten die wesentlichen Daten hinterlegt:

• Basis-Personendaten (z.B. Name, Personalnummer, Kontaktdaten)

• Arbeitszeitmodelle, Arbeitszeiten und Feiertage

• Fachliche Kompetenzen und Qualifikationen. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Personalressource nur dort eingesetzt wird, wo sie über die erforderliche Qualifikation verfügt

• Organisationseinheit bzw. Teambuilding

• Abwesenheit wie Urlaub, Krankheit etc.

• Urlaubsansprüche, zusätzlich gibt es eine transparente Übersicht über die bereits genommenen und noch ausstehenden Urlaubstage

Urlaubsmanagement

Jeder Mitarbeiter kann sich die Kalenderansicht seiner Urlaubs-, Krankheitstage und Abwesenheiten anzeigen lassen und mit einem Klick im Rillsoft Cloud System die neuen Urlaubstage beantragen. Hierbei wird es geprüft, ob es einen zeitlichen Konflikt zwischen dem Urlaubsantrag und den zugewiesenen Aufgaben gibt. Die Vorgesetzten können die Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen. Eine Liste der Abwesenheiten ist immer griffbereit.

Zugriffsrechte

Die Zugriffsrechte sind in zwei Gruppen verteilt. Durch die Benutzer-Rollen wird eine detaillierte Rechtevergabe ermöglicht. Hier können Sie festlegen, welche Informationen stehen einem Mitarbeiter zur Verfügung, auf welche Aktivitäten (Sehen, Ändern, Hinzufügen oder Löschen) die entsprechende Benutzerrolle zugreifen darf.

Zusätzlich zu den Benutzerrollen, definieren Sie die Verzeichnis-Rollen, mit denen Sie die Zugriffsrechte eines Benutzers oder Planers bezogen auf verschiedene Aufträge bzw. Projekte steuern. Die Verzeichnis-Rollen bilden eine Basis für die Multi-User-Arbeit in einer Multiprojektumgebung ein und ermöglichen flexible Zugriffsbeschränkung bei Änderungen.

Outlook-Kalender

Die eingeplanten Mitarbeiter können ihre Projektaufgaben als Termine in einem Outlook-Kalender ständig aktuell übertragen erhalten.

E-Mail Benachrichtigung

Automatische Workflows wie E-Mail-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass ein bestimmtes Ereignis wie bspw. eine Projektänderung oder Meilensteine-Verschiebung etc. stattgefunden hat. Und die Mitarbeitenden oder Projektleiter darauf reagieren müssen.

Personaleinsatzplanung - PEP

Die Kapazitätsplanung gibt die Auskunft, wie viele Ressourcen für einen beliebigen zukünftigen Zeitraum zur Verfügung stehen. Dabei sind Mitarbeiter und deren Arbeitszeitmodelle als Plangrößen mit einbezogen.

Auf einfache Art können Sie feststellen, wer an welchen Projekten im Moment arbeitet und mit welchen Stunden der jeweilige Mitarbeiter belastet ist. Zudem kann eine Auswertung auf Abteilung- bzw. Team-Ebene erfolgen.

Durch Zuweisung oder Abzug von Mitarbeitern aus Vorgängen im laufenden Projekt können Sie auf Bedarfsschwankungen flexibel reagieren.

Die Warnungen bei einer Ressourcenüberlastung helfen die Personalressourcen optimal einzusetzen. Eine schnelle Reaktionsfähigkeit auf Ressourcen-Unterdeckungen stellt einen wichtigen Faktor dar, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Unsere Ressourcenplanung Software mit Hilfe von Durchspielen der verschiedenen Szenarien garantiert, dass die Besetzung Anforderungen in allen relevanten Arbeitsbereichen fachlich, effizient und qualitativ abgedeckt werden können.

Die Personal Planung Ansicht zeigt wie Bereitschaft eines Mitarbeiters, unter Berücksichtigung seiner arbeitsfreien Tage, eine Aufgabe zu übernehmen so auch, ob ein Mitarbeiter in anderen parallel laufenden Aufgaben schon eingeplant ist.

Dynamische Priorisierung von Projekten im Projektportfolio

Zu viele Projekte, zu wenig Ressourcen – wer kennt das nicht.

Die Einsatzverwaltung in Rillsoft Cloud System präsentiert Ihnen jederzeit einen Überblick über die benötigten und verfügbaren Personalressourcen und ermöglicht die laufenden Projekte nur im Rahmen der Ressourcen zu priorisieren, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erreichen.