Personaleinsatzplanung Software

Rillsoft Cloud ist die von Rillsoft gehostete Betriebsform des Rillsoft Integration Servers und bringt die projektorientierte Personaleinsatzplanung mittelständischer Industrieunternehmen mit 20 bis 200 Mitarbeitern auf eine gemeinsame Plattform mit Server-Standort Deutschland. Die Planungsoberfläche bleibt der Rillsoft Project Desktop-Client; die zentrale Mitarbeiterdatenbank, der Mehrbenutzerbetrieb und der Abgleich von Personalbedarf gegen verfügbare Qualifikationen laufen über den von Rillsoft betriebenen Integration Server. Im Gegensatz zur klassischen HR-Schichtplanung steht hier nicht die reine Arbeitszeit im Fokus, sondern die Frage, welche Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen wann an welchen Projekt-Vorgängen eingeplant werden können.

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist die effektive Planung und Steuerung von Mitarbeitern und Ressourcen von entscheidender Bedeutung. Unter Personaleinsatzplanung versteht man eine Ermittlung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs des Unternehmens in einem zukünftigen Zeitraum und die Bewertung, inwieweit dieser Bedarf mit entsprechend qualifizierten Arbeitskräften abgedeckt werden kann.

Welche Fragen sollte eine Personaleinsatzplanung Software beantworten?

Eine projektorientierte Personaleinsatzplanung Software beantwortet drei Kernfragen:

• Wie viel Personal und mit welchen Qualifikationen werden jetzt und in Zukunft bis zu einem bestimmten Planungshorizont benötigt?

• Wie kann das Personal entsprechend seinen beruflichen Qualifikationen effizient eingesetzt werden?

• Wie kann man Probleme wegen möglichen freien Kapazitäten oder Mangels an Arbeitskräften frühzeitig erkennen und vorbeugen?

Welche HR-Trends gibt es?

Eine weltweite Deloitte-Umfrage ergab, dass die Personaleinsatzplanung im Jahr 2020 zu den drei wichtigsten HR-Trends gehört. Bis dahin war es nicht einmal in den Top Ten der wichtigsten Themen. Warum ist das Interesse an diesem Thema so dramatisch gestiegen? Im Zuge der Pandemie haben sich die Arbeitsweisen, die Büros und die Anforderungen an Kompetenzen und Fähigkeiten verändert. Selbst Marktführer wissen heute nicht, wie sie den Personalbedarf eines Unternehmens vorhersehen und die Personalkapazitäten optimal verteilen können.

Eine PEP Software kann zur Lösung dieses Problems beitragen.

Bain & Company in seinem Artikel „HR’s New Digital Mandate" zeigt, dass digitale Technologien für die Personaleinsatzplanung (PEP) unverzichtbar geworden sind.

Zum Artikel „HR’s New Digital Mandate"

Laut ihrer Umfrage verwenden zwar je nach HR-Prozess 23 % bis 31 % der HR-Abteilungen immer noch manuelle, Excel- oder papierbasierte Prozesse als Hauptmethode für das Ressourcenmanagement, planen jedoch eine umfassende Umstellung von manuellen auf digitale Prozesse innerhalb von zwei bis drei Jahren.

Die vielversprechende Ressourcen- und Ressourcennutzung ist auf dem Markt weit verbreitet. Diese Planungstools sind von unschätzbarem Wert für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter effizient und ohne Frustration einteilen müssen.

Wobei hilft eine Personaleinsatzplanung Software konkret?

Die Personaleinsatzplanung Software kann Ihnen helfen festzustellen:

• welche beruflichen Qualifikationen von Personal Sie benötigen,

• wer an welchen Aufgaben im Moment arbeitet,

• mit welchen Stunden der jeweilige Mitarbeiter belastet ist,

• wer zur Verfügung steht

• und ob Ihre Arbeitskosten mit Ihrem Budget vereinbar sind.

Im Folgenden stellen wir Ihnen unsere Personaleinsatzplanung mit Rillsoft Cloud für die Mitarbeiterplanung vor, ergänzt um eine Übersicht weiterer Personal-Planer für die Ressourcennutzung, damit Sie entscheiden können, welches PEP Tool für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Rillsoft Cloud – PEP Software für ausgewogene Personalauslastung und zuverlässige Liefertermine

Im Folgenden eine kurze Zusammenfassung von Rillsoft Cloud im Bereich Personaleinsatzplanung.

Ressourcenplanung und Personaleinsatzoptimierung

Die Ressourcenplanung ist ein weiterer kritischer Aspekt in der Geschäftswelt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über ausreichend qualifizierte Mitarbeiter verfügen, um den Kundenanforderungen gerecht zu werden, ohne dabei übermäßige Kosten zu verursachen. Rillsoft Cloud ermöglicht eine optimale Ressourcenplanung.

Durch den Einsatz von Algorithmen und Datenanalyse kann Rillsoft Cloud die besten Einsatzmöglichkeiten für Mitarbeiter ermitteln. Dies führt zu einer besseren Auslastung der Arbeitskräfte und minimiert gleichzeitig Leerlaufzeiten. Eine effektive Personaleinsatzmanagementsoftware kann dazu beitragen, die Betriebskosten zu senken und die Gewinnmargen zu erhöhen.

Für jeden Mitarbeitenden werden in den Stammdaten die wesentlichen Daten hinterlegt:

• Basis-Personendaten (z.B. Name, Personalnummer, Kontaktdaten)

• Arbeitszeitmodelle, Arbeitszeiten und Feiertage

• Fachliche Kompetenzen und Qualifikationen. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Personalressource nur dort eingesetzt wird, wo sie über die erforderliche Qualifikation verfügt

• Organisationseinheit bzw. Teambuilding

• Abwesenheit wie Urlaub, Krankheit etc.

• Urlaubsansprüche, zusätzlich gibt es eine transparente Übersicht über die bereits genommenen und noch ausstehenden Urlaubstage

Fachliche Qualifikationen sind entscheidend für den erfolgreichen Personaleinsatz in Unternehmen. In diesem Kontext bezieht sich die Personaleinsatzplanung Software auf die Fähigkeit, die fachlichen Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter effizient zu verwalten. Dies umfasst das Erfassen, Überwachen und Zuweisen von speziellen Fertigkeiten und Kenntnissen an Teammitglieder, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen für die jeweiligen Aufgaben eingesetzt werden. In Rillsoft Cloud wird der Personalbedarf bereits vor der konkreten Personenzuordnung auf Basis dieser Rollen und Qualifikationen geplant.

Die Team Einsatzplanung ist ein zentraler Aspekt der Personaleinsatzplanung Software. Diese Funktion ermöglicht es, Teams effektiv zu organisieren und sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter in den Teams arbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Dies beinhaltet die Zuweisung von Aufgaben, die Berücksichtigung von Verfügbarkeiten und Qualifikationen der Teammitglieder sowie die Koordination von Arbeitsabläufen.

Diese Funktion bietet einen Überblick über die Verfügbarkeit der Teammitglieder. Sie ermöglicht es, Urlaubszeiten, Schulungen oder andere Abwesenheitszeiten zu verwalten und sicherzustellen, dass die Einsatzplanung entsprechend angepasst wird, um Engpässe zu vermeiden.

Die Mitarbeiterauslastung Übersicht bietet einen ganzheitlichen Blick auf die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter. Dies ermöglicht es Unternehmen, die Arbeitslast gleichmäßig zu verteilen und sicherzustellen, dass Mitarbeiter weder über- noch unterbelastet sind.

Diese Funktion hilft dabei, Ressourcenengpässe frühzeitig zu erkennen und zu bewältigen. Sie ermöglicht es, potenzielle Engpässe in der Personaleinsatzplanung zu identifizieren und rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um die reibungslose Fortführung von Projekten zu gewährleisten.

Die Aggregation der Personalressourcen bezieht sich auf die Zusammenführung und Darstellung aller verfügbaren Mitarbeiterressourcen in einem zentralen Überblick. Dies erleichtert die strategische Planung und Ressourcenallokation in größeren Organisationen und ermöglicht eine effiziente Nutzung der verfügbaren Arbeitskraft.

Urlaubsmanagement und Mitarbeiterplanung

Arbeitszeitplanungstool und Mitarbeiterplanungssoftware sind Schlüsselelemente von Rillsoft Cloud. Die Plattform bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, auf der Unternehmen Arbeitszeitpläne erstellen und verwalten können.

Rillsoft Cloud bietet Funktionen zur Erfassung von Arbeitsstunden, Urlaubstagen, Krankheitstagen und anderen relevanten Informationen. Sie ermöglicht es Managern und Personalverantwortlichen, den Überblick über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu behalten und sicherzustellen, dass die Schichtplanung den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht wird.

Jeder Mitarbeiter kann sich die Kalenderansicht seiner Urlaubs-, Krankheitstage und Abwesenheiten anzeigen lassen und mit einem Klick im Rillsoft Cloud System die neuen Urlaubstage beantragen. Hierbei wird geprüft, ob es einen zeitlichen Konflikt zwischen dem Urlaubsantrag und den zugewiesenen Aufgaben gibt. Die Vorgesetzten können die Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen. Eine Liste der Abwesenheiten ist immer griffbereit.

Zugriffsrechte

Die Zugriffsrechte sind in zwei Gruppen verteilt. Durch die Benutzer-Rollen wird eine detaillierte Rechtevergabe ermöglicht. Hier können Sie festlegen, welche Informationen einem Mitarbeiter zur Verfügung stehen, auf welche Aktivitäten (Sehen, Ändern, Hinzufügen oder Löschen) die entsprechende Benutzerrolle zugreifen darf.

Zusätzlich zu den Benutzerrollen definieren Sie die Verzeichnis-Rollen, mit denen Sie die Zugriffsrechte eines Benutzers oder Planers bezogen auf verschiedene Aufträge bzw. Projekte steuern. Die Verzeichnis-Rollen bilden eine Basis für die Multi-User-Arbeit in einer Multiprojektumgebung und ermöglichen flexible Zugriffsbeschränkung bei Änderungen. Diese Rechtelogik wird zentral im Rillsoft Integration Server verwaltet – in der Cloud-Betriebsform ohne eigenen Serveraufbau.

Outlook-Kalender

Die eingeplanten Mitarbeiter können ihre Projektaufgaben als Termine in einem Outlook-Kalender ständig aktuell übertragen erhalten.

E-Mail Benachrichtigung

Automatische Workflows wie E-Mail-Benachrichtigungen sorgen bei Rillsoft Cloud dafür, dass die Teilnehmer informiert werden, wenn ein bestimmtes Ereignis wie bspw. eine Projektänderung oder Meilensteine-Verschiebung etc. stattgefunden hat. So können die Mitarbeitenden oder Projektleiter zeitnah darauf reagieren.

Personaleinsatzplanung – PEP

Die Kapazitätsplanung gibt die Auskunft, wie viele Ressourcen für einen beliebigen zukünftigen Zeitraum zur Verfügung stehen. Dabei sind Mitarbeiter und deren Arbeitszeitmodelle als Plangrößen mit einbezogen.

Auf einfache Art können Sie feststellen, wer an welchen Projekten im Moment arbeitet und mit welchen Stunden der jeweilige Mitarbeiter belastet ist. Zudem kann eine Auswertung auf Abteilung- bzw. Team-Ebene erfolgen.

Durch Zuweisung oder Abzug von Mitarbeitern aus Vorgängen im laufenden Projekt können Sie auf Bedarfsschwankungen flexibel reagieren.

Die Warnungen bei einer Ressourcenüberlastung helfen die Personalressourcen optimal einzusetzen. Eine schnelle Reaktionsfähigkeit auf Ressourcen-Unterdeckungen stellt einen wichtigen Faktor dar, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Rillsoft Cloud garantiert mit Hilfe von Durchspielen der verschiedenen Szenarien, dass die Besetzung Anforderungen in allen relevanten Arbeitsbereichen fachlich, effizient und qualitativ abgedeckt werden können.

Die Personal Planung Ansicht zeigt sowohl die Bereitschaft eines Mitarbeiters – unter Berücksichtigung seiner arbeitsfreien Tage – eine Aufgabe zu übernehmen, als auch, ob ein Mitarbeiter in anderen parallel laufenden Aufgaben schon eingeplant ist.

Dynamische Priorisierung von Projekten im Projektportfolio

Zu viele Projekte, zu wenig Ressourcen – wer kennt das nicht.

Rillsoft Cloud präsentiert Ihnen jederzeit einen Überblick über die benötigten und verfügbaren Personalressourcen und ermöglicht es, die laufenden Projekte nur im Rahmen der vorhandenen Ressourcen zu priorisieren, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erreichen.

Termintreue oder Kapazitätstreue Ressourcenplanung

Die Termintreue Ressourcenplanung in der Personaleinsatzplanung Software bezieht sich auf die Fähigkeit, sicherzustellen, dass Projekte und Aufgaben gemäß den vereinbarten Terminen abgeschlossen werden. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, Ressourcen wie Mitarbeiter und Arbeitszeiten effizient zu planen und sicherzustellen, dass Projektziele pünktlich erreicht werden.

Bei der Kapazitätstreue Ressourcenplanung geht es darum, sicherzustellen, dass die verfügbaren Ressourcen optimal genutzt werden. Die Personaleinsatzplanung Software unterstützt Unternehmen dabei, die Kapazitäten ihrer Mitarbeiter und Teams zu berücksichtigen, um Überlastung oder Unterbesetzung zu vermeiden.

Die projektorientierte Personaleinsatzplanung mit Rillsoft Cloud ist besonders auf mittelständische Industrieunternehmen mit 20 bis 200 Mitarbeitern im DACH-Raum zugeschnitten – auf Strukturen also, in denen Mitarbeiter regelmäßig zwischen mehreren Projekten wechseln und ihre Qualifikationen den entscheidenden Engpass darstellen.

Betriebsmodi: Rillsoft Project, Rillsoft Integration Server und Rillsoft Cloud

Die Personaleinsatzplanung von Rillsoft funktioniert in drei aufeinander abgestimmten Komponenten:

• Rillsoft Project (Desktop-Client) – die zentrale Planungsoberfläche für Projektleitung und Personaleinsatzplaner. Hier werden Vorgänge, Rollen, Qualifikationen und Aufwände erfasst sowie die Mitarbeiterauslastung ausgewertet.
• Rillsoft Integration Server – die zentrale Plattformkomponente für gemeinsame Mitarbeiterstammdaten, Mehrbenutzerbetrieb und Zugriffskontrolle. Geeignet für Unternehmen, die den Server in der eigenen Infrastruktur betreiben möchten.
• Rillsoft Cloud – die von Rillsoft gehostete Betriebsform des Integration Servers mit Server-Standort Deutschland. Geeignet für mittelständische Industrieunternehmen mit 20 bis 200 Mitarbeitern, die keine eigene Serverinfrastruktur betreiben wollen und einen schnellen Einstieg in eine mandantenfähige Personaleinsatzplanung suchen.

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