Personaleinsatzplanung Software

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist die effektive Planung und Steuerung von Mitarbeitern und Ressourcen von entscheidender Bedeutung. Hier kommt die Personaleinsatzplanung Software ins Spiel. Sie revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Arbeitskräfte einsetzen, Arbeitszeit verwalten und die Personaleffizienz steigern.

Unter Personaleinsatzplanung versteht man eine Ermittlung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs des Unternehmens in einem zukünftigen Zeitraum und die Bewertung, inwieweit dieser Bedarf mit entsprechend qualifizierten Arbeitskräften abgedeckt werden kann.

Die Personaleinsatzplanung sollte die folgenden Fragen beantworten:

• Wie viel Personal und mit welchen Qualifikationen werden jetzt und in Zukunft bis zu einem bestimmten Planungshorizont benötigt?

• Wie kann das Personal entsprechend seinen beruflichen Qualifikationen effizient eingesetzt werden?

• Wie kann man Probleme wegen möglichen freien Kapazitäten oder Mangels an Arbeitskräften frühzeitig erkennen und vorbeugen

Welche HR-Trennds gibt es?

Eine weltweite Deloitte-Umfrage ergab, dass die Personaleinsatzplanung im Jahr 2020 zu den drei wichtigsten HR-Trends gehört. Bis dahin war es nicht einmal in den Top Ten der wichtigsten Themen. Warum ist das Interesse an diesem Thema so dramatisch gestiegen? Im Zuge der Pandemie haben sich die Arbeitsweisen, die Büros und die Anforderungen an Kompetenzen und Fähigkeiten verändert. Selbst Marktführer wissen heute nicht, wie sie den Personalbedarf eines Unternehmens vorhersehen und die Personalkapazitäten optimal verteilen können.

Eine PEP Software kann zur Lösung dieses Problems beitragen.

Bain & Company in seinem Artikel „HR’s New Digital Mandate“ zeigt, dass digitale Technologien für die Personaleinsatzplanung (PEP) unverzichtbar geworden sind.

Zum Artikel „HR’s New Digital Mandate“

Laut ihrer Umfrage verwenden zwar je nach HR-Prozess 23 % bis 31 % der HR-Abteilungen immer noch manuelle, Excel- oder papierbasierte Prozesse als Hauptmethode für das Ressourcenmanagement, planen jedoch eine umfassende Umstellung von manuellen auf digitale Prozesse innerhalb von zwei bis drei Jahren.

Die vielversprechende Ressourcen- und Ressourcennutzung ist auf dem Markt weit verbreitet. Diese Planungstools sind von unschätzbarem Wert für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter effizient und ohne Frustration einteilen müssen.

Die Personaleinsatzplanung Software kann Ihnen helfen festzustellen:

• welche beruflichen Qualifikationen von Personal Sie benötigen,

• wer an welchen Aufgaben im Moment arbeitet,

• mit welchen Stunden der jeweilige Mitarbeiter belastet ist,

• wer zur Verfügung steht

• und ob Ihre Arbeitskosten mit Ihrem Budget vereinbar sind.

Im Folgenden stellen wir Ihnen wie unsere Personaleinsatzplanung Software Rillsoft Cloud für die Mitarbeiterplanung so auf den nachkommenden Seiten auch andere Personal Planer für die Ressourcennutzung vor, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, welches PEP Tool für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Rillsoft Cloud - PEP Software für ausgewogene Personal Auslastung und zuverlässige Liefertermine

Weiter bieten wir Ihnen eine kurze Zusammenfassung von Rillsoft Cloud im Bereich Personaleinsatzplanung.

Ressourcenplanung und Personaleinsatzoptimierung

Die Ressourcenplanung ist ein weiterer kritischer Aspekt in der Geschäftswelt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über ausreichend qualifizierte Mitarbeiter verfügen, um den Kundenanforderungen gerecht zu werden, ohne dabei übermäßige Kosten zu verursachen. Unsere Personaleinsatzplanung Software ermöglicht eine optimale Ressourcenplanung.

Durch den Einsatz von Algorithmen und Datenanalyse kann die Personalmanagementsoftware Rillsoft Project die besten Einsatzmöglichkeiten für Mitarbeiter ermitteln. Dies führt zu einer besseren Auslastung der Arbeitskräfte und minimiert gleichzeitig Leerlaufzeiten. Eine effektive Personaleinsatzmanagementsoftware kann dazu beitragen, die Betriebskosten zu senken und die Gewinnmargen zu erhöhen.

Für jeden Mitarbeitenden werden in den Stammdaten die wesentlichen Daten hinterlegt:

• Basis-Personendaten (z.B. Name, Personalnummer, Kontaktdaten)

• Arbeitszeitmodelle, Arbeitszeiten und Feiertage

• Fachliche Kompetenzen und Qualifikationen. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Personalressource nur dort eingesetzt wird, wo sie über die erforderliche Qualifikation verfügt

• Organisationseinheit bzw. Teambuilding

• Abwesenheit wie Urlaub, Krankheit etc.

• Urlaubsansprüche, zusätzlich gibt es eine transparente Übersicht über die bereits genommenen und noch ausstehenden Urlaubstage

Fachliche Qualifikationen sind entscheidend für den erfolgreichen Personaleinsatz in Unternehmen. In diesem Kontext bezieht sich die Personaleinsatzplanung Software auf die Fähigkeit, die fachlichen Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter effizient zu verwalten. Dies umfasst das Erfassen, Überwachen und Zuweisen von speziellen Fertigkeiten und Kenntnissen an Teammitglieder, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen für die jeweiligen Aufgaben eingesetzt werden.

Die Team Einsatzplanung ist ein zentraler Aspekt der Personaleinsatzplanung Software. Diese Funktion ermöglicht es, Teams effektiv zu organisieren und sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter in den Teams arbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Dies beinhaltet die Zuweisung von Aufgaben, die Berücksichtigung von Verfügbarkeiten und Qualifikationen der Teammitglieder sowie die Koordination von Arbeitsabläufen.

Diese Funktion bietet einen Überblick über die Verfügbarkeit der Teammitglieder. Sie ermöglicht es, Urlaubszeiten, Schulungen oder andere Abwesenheitszeiten zu verwalten und sicherzustellen, dass die Einsatzplanung entsprechend angepasst wird, um Engpässe zu vermeiden.

Die Mitarbeiterauslastung Übersicht bietet einen ganzheitlichen Blick auf die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter. Dies ermöglicht es Unternehmen, die Arbeitslast gleichmäßig zu verteilen und sicherzustellen, dass Mitarbeiter weder über- noch unterbelastet sind.

Diese Funktion hilft dabei, Ressourcenengpässe frühzeitig zu erkennen und zu bewältigen. Sie ermöglicht es, potenzielle Engpässe in der Personaleinsatzplanung zu identifizieren und rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um die reibungslose Fortführung von Projekten zu gewährleisten.

Die Aggregation der Personalressourcen bezieht sich auf die Zusammenführung und Darstellung aller verfügbaren Mitarbeiterressourcen in einem zentralen Überblick. Dies erleichtert die strategische Planung und Ressourcenallokation in größeren Organisationen und ermöglicht eine effiziente Nutzung der verfügbaren Arbeitskraft.

Urlaubsmanagement und Mitarbeiterplanung

Arbeitszeitplanungstool und Mitarbeiterplanungssoftware sind Schlüsselelemente der Personaleinsatzplanung Software Rillsoft Project. Die Softwarelösung bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, auf der Unternehmen Arbeitszeitpläne erstellen und verwalten können.

Unsere Mitarbeiterplanungssoftware bietet Funktionen zur Erfassung von Arbeitsstunden, Urlaubstagen, Krankheitstagen und anderen relevanten Informationen. Sie ermöglicht es Managern und Personalverantwortlichen, den Überblick über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu behalten und sicherzustellen, dass die Schichtplanung den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht wird.

Jeder Mitarbeiter kann sich die Kalenderansicht seiner Urlaubs-, Krankheitstage und Abwesenheiten anzeigen lassen und mit einem Klick im Rillsoft Cloud System die neuen Urlaubstage beantragen. Hierbei wird es geprüft, ob es einen zeitlichen Konflikt zwischen dem Urlaubsantrag und den zugewiesenen Aufgaben gibt. Die Vorgesetzten können die Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen. Eine Liste der Abwesenheiten ist immer griffbereit.

Zugriffsrechte

Die Zugriffsrechte sind in zwei Gruppen verteilt. Durch die Benutzer-Rollen wird eine detaillierte Rechtevergabe ermöglicht. Hier können Sie festlegen, welche Informationen stehen einem Mitarbeiter zur Verfügung, auf welche Aktivitäten (Sehen, Ändern, Hinzufügen oder Löschen) die entsprechende Benutzerrolle zugreifen darf.

Zusätzlich zu den Benutzerrollen, definieren Sie die Verzeichnis-Rollen, mit denen Sie die Zugriffsrechte eines Benutzers oder Planers bezogen auf verschiedene Aufträge bzw. Projekte steuern. Die Verzeichnis-Rollen bilden eine Basis für die Multi-User-Arbeit in einer Multiprojektumgebung ein und ermöglichen flexible Zugriffsbeschränkung bei Änderungen.

Outlook-Kalender

Die eingeplanten Mitarbeiter können ihre Projektaufgaben als Termine in einem Outlook-Kalender ständig aktuell übertragen erhalten.

E-Mail Benachrichtigung

Automatische Workflows wie E-Mail-Benachrichtigungen sorgen bei der Personaleinsatzplanung Software Rillsoft Project dafür, dass ein bestimmtes Ereignis wie bspw. eine Projektänderung oder Meilensteine-Verschiebung etc. stattgefunden hat. Und die Mitarbeitenden oder Projektleiter darauf reagieren müssen.

Personaleinsatzplanung - PEP

Die Kapazitätsplanung gibt die Auskunft, wie viele Ressourcen für einen beliebigen zukünftigen Zeitraum zur Verfügung stehen. Dabei sind Mitarbeiter und deren Arbeitszeitmodelle als Plangrößen mit einbezogen.

Auf einfache Art können Sie feststellen, wer an welchen Projekten im Moment arbeitet und mit welchen Stunden der jeweilige Mitarbeiter belastet ist. Zudem kann eine Auswertung auf Abteilung- bzw. Team-Ebene erfolgen.

Durch Zuweisung oder Abzug von Mitarbeitern aus Vorgängen im laufenden Projekt können Sie auf Bedarfsschwankungen flexibel reagieren.

Die Warnungen bei einer Ressourcenüberlastung helfen die Personalressourcen optimal einzusetzen. Eine schnelle Reaktionsfähigkeit auf Ressourcen-Unterdeckungen stellt einen wichtigen Faktor dar, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Unsere Ressourcenplanung Software mit Hilfe von Durchspielen der verschiedenen Szenarien garantiert, dass die Besetzung Anforderungen in allen relevanten Arbeitsbereichen fachlich, effizient und qualitativ abgedeckt werden können.

Die Personal Planung Ansicht zeigt wie Bereitschaft eines Mitarbeiters, unter Berücksichtigung seiner arbeitsfreien Tage, eine Aufgabe zu übernehmen so auch, ob ein Mitarbeiter in anderen parallel laufenden Aufgaben schon eingeplant ist.

Dynamische Priorisierung von Projekten im Projektportfolio

Zu viele Projekte, zu wenig Ressourcen – wer kennt das nicht.

Die Personaleinsatzplanung Software Rillsoft Cloud präsentiert Ihnen jederzeit einen Überblick über die benötigten und verfügbaren Personalressourcen und ermöglicht die laufenden Projekte nur im Rahmen der Ressourcen zu priorisieren, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erreichen.

Termintreue oder Kapazitätstreue Ressourcenplanung

Die Termintreue Ressourcenplanung in der Personaleinsatzplanung Software bezieht sich auf die Fähigkeit, sicherzustellen, dass Projekte und Aufgaben gemäß den vereinbarten Terminen abgeschlossen werden. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, Ressourcen wie Mitarbeiter und Arbeitszeiten effizient zu planen und sicherzustellen, dass Projektziele pünktlich erreicht werden.

Bei der Kapazitätstreue Ressourcenplanung geht es darum, sicherzustellen, dass die verfügbaren Ressourcen optimal genutzt werden. Die Personaleinsatzplanung Software unterstützt Unternehmen dabei, die Kapazitäten ihrer Mitarbeiter und Teams zu berücksichtigen, um Überlastung oder Unterbesetzung zu vermeiden.