Программное обеспечение для управления документами

Rillsoft Cloud — это размещаемая компанией Rillsoft форма эксплуатации Rillsoft Integration Server, которая предоставляет средним промышленным предприятиям с проектной деятельностью и численностью 20–200 сотрудников единую платформу для планирования проектов и управления документами с расположением сервера в Германии. Интерфейс планирования по-прежнему остаётся настольным клиентом Rillsoft Project; централизованное хранение, версионирование и управление правами доступа к проектным документам выполняются через Rillsoft Integration Server, эксплуатируемый компанией Rillsoft. Благодаря этому все проектные документы — планы, отчёты, вложения к задачам и ресурсам — хранятся в немецких центрах обработки данных с поддержкой мультиарендности, в соответствии с GDPR и с возможностью аудита, без необходимости разворачивать собственную серверную инфраструктуру.

Значение управления документами в проектах

Проекты порождают множество документов, включая планы, отчеты, презентации, электронные письма и многое другое. Эффективное управление этими документами крайне важно, чтобы все члены команды могли всегда получать доступ к последней информации. Управление документами также помогает улучшить коммуникацию в проекте и обеспечивает соблюдение нормативов и правил.

Программное обеспечение для управления документами Rillsoft Project

Эффективное управление проектами требует комплексного управления проектными документами, и именно это предоставляет программное обеспечение для управления документами. С помощью этого мощного решения компании могут структурированно организовывать все документы и файлы, связанные с их проектами. Здесь речь идет не только о простом сохранении и извлечении файлов, но и о управлении метаданными, установке прав доступа и бесшовном взаимодействии.

Программное обеспечение для управления документами позволяет командам безопасно хранить, делиться и создавать версии проектных документов. Это улучшает прозрачность и сотрудничество во всей команде проекта. Сотрудники могут легко получать доступ к необходимой информации и сотрудничать в режиме реального времени, независимо от своего местоположения. Интеграция функций поиска и пользовательских метаданных делает поиск документов проще, что повышает эффективность и снижает вероятность ошибок.

Rillsoft Project предлагает ряд функций для управления проектными документами:

Прикрепление к задачам и ресурсам

Одним из основных способов управления документами в Rillsoft Project является присоединение файлов непосредственно к задачам или ресурсам. Это позволяет членам команды легко находить соответствующие документы, просто переходя к соответствующей задаче или ресурсу.

Использование библиотек документов

Программное обеспечение для управления документами Rillsoft Project позволяет создавать библиотеки документов, в которых вы можете организовывать файлы по категориям. Это значительно упрощает поиск и доступ к документам. Вы также можете устанавливать права доступа к библиотекам документов, чтобы обеспечить доступ только авторизованным пользователям.

Оптимизация рабочих процессов — ключевой аспект для компаний, стремящихся повысить эффективность и минимизировать затраты времени и ресурсов. В этом процессе важную роль играет программное обеспечение для управления документами, автоматизирующее и рационализирующее процессы, связанные с документами и информацией.

С использованием функций рабочего процесса и автоматизации компании могут создавать пользовательские рабочие процессы, соответствующие их конкретным требованиям. Это позволяет осуществлять плавное согласование, утверждение, проверку и обработку документов без ручного вмешательства. Сотрудники могут экономить время и фокусироваться на стратегических задачах, в то время как повторяющиеся задачи выполняются автоматически.

Версионность и история

Одним из преимуществ программного обеспечения для управления документами Rillsoft Project является возможность отслеживать версии документов и следить за историей изменений. Это особенно полезно, когда над документом работает несколько человек и необходимы изменения. Вы можете в любое время вернуться к предыдущим версиям и отслеживать историю изменений.

Архивирование проектных документов — важный аспект управления документами, чтобы обеспечить долгосрочное хранение, соответствие и быстрый доступ к историческим данным. Программное обеспечение для управления документами предоставляет решение для этой задачи, обеспечивая безопасный и организованный процесс архивирования.

С помощью этого программного обеспечения компании могут автоматически или вручную архивировать документы и добавлять метаданные к архивированным файлам, чтобы облегчить последующий поиск и идентификацию. Функция архивирования обеспечивает соблюдение законодательных норм и позволяет хранить документы в течение определенного периода времени, не тратя при этом ценные ресурсы хранения.

Архивирование проектных документов с использованием программного обеспечения для управления документами способствует эффективному использованию ресурсов, снижает риски потери или повреждения данных и гарантирует легкий доступ к важной исторической информации, когда это необходимо.

Лучшие практики использования программного обеспечения для управления документами Rillsoft Project

Для эффективного использования программного обеспечения для управления документами Rillsoft Project следует соблюдать несколько bewährte Praktiken:

Четкая структура: Организуйте ваши документы в четкой иерархии и дайте им осмысленные имена. Избегайте запутанных имен файлов и структуры папок.

Управление разрешениями: Убедитесь, что доступ к определенным документам имеют только авторизованные лица. Используйте настройки разрешений программного обеспечения для управления документами Rillsoft Project.

Регулярное обновление: Поддерживайте документы в актуальном состоянии и используйте функцию версионирования для отслеживания изменений.

Резервное копирование и восстановление: Внедрите процедуры резервного копирования и восстановления, чтобы защитить документы от потери данных.

Эффективное управление проектными документами критично для успеха проектов в средних промышленных компаниях с численностью 20–200 сотрудников. Rillsoft Cloud объединяет планирование проектов и управление документами на размещаемой платформе с расположением сервера в Германии, которая эксплуатируется как мультиарендный Rillsoft Integration Server. Так вы можете быть уверены, что ваша команда всегда имеет доступ к актуальным проектным документам — в соответствии с GDPR, с прозрачной моделью прав доступа и без собственной серверной инфраструктуры.

Для средних промышленных предприятий вопрос о фактическом месте хранения проектных документов имеет ключевое значение. Rillsoft Cloud отвечает на этот вопрос однозначно: все документы хранятся и обрабатываются исключительно в немецких центрах обработки данных. С каждым клиентом Rillsoft заключает договор об обработке данных по поручению (DPA / «AVV») в соответствии со ст. 28 GDPR; права доступа, пути передачи данных и сроки хранения задокументированы. Мультиарендная архитектура Rillsoft Integration Server обеспечивает строгое разделение данных разных клиентов, а настольный клиент Rillsoft Project фиксирует каждое изменение прав доступа и версий с журналом аудита.

Режимы эксплуатации: Rillsoft Project, Rillsoft Integration Server и Rillsoft Cloud

Управление документами в Rillsoft работает на трёх согласованных компонентах:

Rillsoft Project (настольный клиент) — центральный пользовательский интерфейс, через который руководители проектов и сотрудники прикрепляют документы к задачам и ресурсам, сравнивают версии и ведут библиотеки документов.
Rillsoft Integration Server — центральный компонент платформы для мультиарендного хранения документов, версионирования, управления правами доступа и журналом аудита. Подходит для компаний, которые хотят эксплуатировать сервер в собственной инфраструктуре.
Rillsoft Cloud — размещаемая компанией Rillsoft форма эксплуатации Integration Server с расположением сервера в Германии и обработкой данных по поручению в соответствии с GDPR/AVV. Подходит для средних промышленных компаний с численностью 20–200 сотрудников, которые хотят централизованно вести управление документами без собственной серверной инфраструктуры.

FAQ

Где хранятся мои проектные документы в Rillsoft Cloud?

Все проектные документы, которые вы размещаете в Rillsoft Cloud, хранятся и обрабатываются исключительно в немецких центрах обработки данных. Rillsoft самостоятельно эксплуатирует облачную платформу и заключает с каждым клиентом договор об обработке данных по поручению (DPA / «AVV») в соответствии со ст. 28 GDPR. Таким образом, поток данных полностью остаётся в немецком правовом поле, и вам не нужно разворачивать или эксплуатировать собственную серверную инфраструктуру.

Соответствует ли Rillsoft Cloud требованиям GDPR и как организована обработка данных по поручению?

Rillsoft Cloud разработан с учётом требований GDPR. С каждым клиентом заключается договор об обработке данных по поручению (DPA / «AVV») в соответствии со ст. 28 GDPR. Права доступа, пути передачи данных, сроки хранения, а также технические и организационные меры (TOM) задокументированы в DPA. Мультиарендная архитектура Rillsoft Integration Server обеспечивает строгое разделение документов разных клиентов между собой.

Кто имеет доступ к моим документам в Rillsoft Cloud?

Доступ к вашим документам вы определяете сами. Через настольный клиент Rillsoft Project вы назначаете права доступа к задачам, ресурсам и библиотекам документов; права доступа централизованно управляются и протоколируются на Rillsoft Integration Server. Rillsoft как обработчик данных получает доступ только в рамках согласованных в DPA процессов обслуживания и поддержки.

Какие компоненты платформы мне нужны для управления документами с Rillsoft Cloud?

Вам нужен настольный клиент Rillsoft Project в качестве пользовательского интерфейса — здесь вы прикрепляете документы к задачам и ресурсам, ведёте библиотеки документов и назначаете права доступа. Централизованное хранение, версионирование, управление правами доступа и возможностью аудита берёт на себя Rillsoft Integration Server. Rillsoft Cloud — это эксплуатируемый компанией Rillsoft, размещаемый вариант Integration Server с расположением сервера в Германии; благодаря этому отпадает необходимость в собственном развёртывании сервера. По мере роста ваших потребностей вы в любой момент можете перейти на on-premise-вариант Integration Server.

Для каких компаний подходит управление документами с Rillsoft Cloud?

Rillsoft Cloud ориентирован на проектно-ориентированные средние компании с численностью 20–200 сотрудников, прежде всего на промышленные предприятия региона DACH, которым необходимо централизованно вести проектные документы, планы и вложения с поддержкой мультиарендности и в соответствии с GDPR. Платформа особенно подходит компаниям, которые не хотят эксплуатировать собственную серверную инфраструктуру и для которых важно расположение сервера в Германии.