Сравнение инструментов управления проектами 2023

Согласно отчету “Pulse of the Profession 2019” от Project Management Institute (PMI), мировой некоммерческой организации по управлению проектами, компании с четкой структурой управления проектами имеют на 38% больше успешно завершенных проектов, достигших своих изначальных целей.

Управление проектами: статистика и интересные факты

Знали ли вы, что:

Сотрудники проводят менее 60% своего рабочего времени продуктивно каждый день.

21% компаний используют набор стандартных методов управления проектами (гибкие и каскадные) в своей работе.

27% проектов обычно превышают первоначальный бюджет (PMI, 2017).

41% компаний, сообщивших о частых неудачах в проектах, получают недостаточную поддержку от руководителей и спонсоров (PMI, 2018).

75% руководителей ИТ-проектов изначально считают свои проекты обреченными на неудачу.

Если вы не новичок в управлении проектами, вероятно, вы знаете, что инструменты управления проектами могут помочь вам в планировании, создании и координации рабочих процессов в вашей компании. Прежде всего это достигается путем создания четкого плана выполнения проекта, в рамках которого каждому участнику команды назначаются конкретные рабочие области, а также максимально избегаются пробелы в коммуникации.

Из статистики можно узнать многое о том, как хорошие программные инструменты могут экономить время команды и увеличивать производительность:

• 61% компаний, использующих инструменты управления проектами, успешно завершают свои проекты в срок.

• Только 41% компаний достигают тех же результатов без использования инструмента для планирования проектов (PMI, 2019).

• С использованием системы управления проектами средний сотрудник экономит 498 часов рабочего времени в год.

• Почти половина руководителей проектов тратит как минимум один рабочий день на ручное создание и ведение отчетов о проектах.

• 42% компаний сообщили о наибольшей выгоде от инвестиций в программное обеспечение для управления проектами (Wellingtone, 2017).

Сравнение инструментов управления проектами Важно знать, что нет такого программного обеспечения для управления проектами, которое подходит для всех.

Поиск подходящего инструмента часто усложняется тем, что все поставщики программных инструментов для управления проектами утверждают в одном и том же духе: “Лучшее решение, которое поможет вам воплотить ваши идеи и реализовать проекты.”

Чтобы помочь вам выбрать инструмент для управления проектами, мы подготовили обзор популярных решений и выявили их сильные и слабые стороны.

Также мы расскажем о нашем решении Rillsoft Cloud.

Одной из, возможно, важнейших особенностей Rillsoft Cloud является его универсальность. Вы можете планировать, анализировать и управлять как одиночными проектами, так и обширными портфелями проектов с одинаковой эффективностью. Он подходит как для малых предприятий, так и для больших компаний с множеством сотрудников и филиалами в разных местах.

Вот основные особенности программы управления проектами Rillsoft Cloud:

• Возможность вовлечения пользователей в совместную работу, независимо от их местоположения;

• Доступ ко всем функциям Rillsoft Cloud по одной цене;

• 1 месяц бесплатного тестового доступа, в течение которого вы можете бесплатно и без ограничений использовать все функции и инструменты нашего программного обеспечения для управления проектами в вашей реальной рабочей среде;

• Возможность в любое время вносить изменения в структуру вашей компании;

• Возможность получения наглядного обзора в любой момент времени, благодаря нескольким визуальным представлениям, таким как диаграмма Ганта, сетевая диаграмма, загрузка персонала и многие другие, а также календарь Outlook или Google Календарь;

• Функция балансировки загрузки, предоставляющая подробную информацию о количестве необходимых ресурсов на любой будущий период времени;

• Возможность назначения подходящих сотрудников/ресурсов для выполнения каждой задачи, оперативное распределение загрузки между сотрудниками;

• Гибкая настройка прав доступа - каждый пользователь имеет доступ только к информации, необходимой для его работы;

• Интеграция с другими системами;

• Программа для планирования сроков Rillsoft Cloud подходит для множества отраслей, включая IT, строительство, производство и разработку программного обеспечения.

Экспериментируйте, исследуйте разные инструменты для управления проектами, взвешивайте их преимущества и недостатки, которые имеют значение для вашей компании и вашей команды.

Обзор инструментов управления проектами - сравнение конкурентов

Asana

Это приложение для управления проектами было разработано бывшими сотрудниками Facebook и изначально предназначалось для использования в малых и средних компаниях. Однако его функциональность также оценивают многие крупные компании.

Основным преимуществом Asana является большой выбор возможностей. Функциональность приложения очень разнообразна и может использоваться как обычными сотрудниками, так и менеджерами проектов и руководителями.

Однако у этого инструмента управления проектами есть и свои недостатки. Во-первых, необходимо постоянно вносить изменения: изменять статус задач, адаптировать их приоритет для выполнения.

Еще одним недостатком является способ отображения задач в виде одного дерева. С одной стороны, такая структура очень интуитивно понятна, так как она позволяет видеть все предстоящие работы. С другой стороны, было бы удобнее отображать мелкие задачи в виде текстового списка задач.

Trello

Trello - это доска с задачами, в которой задачи категоризированы по статусу и разделены на различные колонки, такие как “К выполнению”, “В процессе”, “Завершено”. Задачи перемещаются из одной колонки в другую по мере выполнения. Этот метод называется Канбан и изначально применялся на фабриках Toyota для управления поставками компонентов. Позднее принципы Канбан универсализировались и были адаптированы для множества приложений, включая управление проектами, как это показывает программное обеспечение Trello.

• Несмотря на удобство использования, инструменты Канбан также имеют свои недостатки:

• Невозможно оценить объем задач, затраченное время и оставшееся время до выполнения задачи;

• Трудно использовать для относительно больших команд;

Невозможность долгосрочного планирования.

Конечно, у Trello также есть свои преимущества, что делает его популярным инструментом для управления проектами. Среди них возможность группировать задачи с помощью цветных ярлыков, добавлять комментарии и заметки к каждой задаче, а также прикреплять файлы и ссылки. Кроме того, у него есть удобная система сотрудничества и назначения ответственных за задачи.

Jira

Jira Projektmanagement Tools - это инструмент, изначально разработанный для выявления и устранения ошибок в коде программ и веб-приложений. Jira - это инструмент с обширным функционалом, множеством возможностей для управления и контроля, а также простым совместным использованием. Однако недостатки этого сервиса перевешивают его преимущества.

Прежде всего, Jira не позволяет применять очень востребованные сегодня принципы гибкой разработки - вы не можете начать новую задачу, пока не завершена предыдущая. Главной проблемой этого инструмента управления проектами является его сложный, не всегда удобный пользовательский интерфейс. Здесь слишком много элементов, кнопок и функций, их информативность минимальна, и их назначение часто можно выяснить только путем проб и ошибок. Для тех, кто никогда не пользовался этим инструментом, это, вероятно, будет очень сложно.

Jira - мощное приложение, которое позволяет командам разработки планировать проекты, назначать задачи сотрудникам, планировать спринты и задачи в очереди, а также устанавливать приоритеты и сроки выполнения.

Преимущества:

• Перетаскивание задач в очереди и спринтах.

• Множество вариантов фильтрации.

• Визуализация, позволяющая быстро навигировать и вносить изменения во время спринта.

• Выбор причин завершения задач.

• Подробные отчеты.

• Простое управление проектами.

• Удобное и практичное учет времени.

Недостатки:

• Множество настроек требует много времени на изучение. Часто бывает сложно найти ответ на вопрос, и FAQ не всегда содержат достаточно информации для решения проблем.

• Нет возможности назначить нескольких сотрудников на одну задачу.

• Применение некоторых настроек фильтрации, полезных для команды, может блокировать уже установленные настройки.

Wrike

Этот инструмент для планирования проектов включает в себя множество функций для работы в команде и управления проектами различного масштаба. Его основное преимущество заключается в возможности создавать шаблоны для типичных задач. Если ваши действия регулярно включают в себя повторяющиеся задачи, то вы можете извлечь пользу из этой функции.

Однако работу с Wrike затрудняет громоздкий, непонятный и недостаточно информативный интерфейс. Доступ к текущим задачам сложно осуществить, это возможно только через компьютерный экран. Кроме того, мобильная версия плохо синхронизирована с версией для ПК.

В целом Wrike - это высокоспециализированное программное обеспечение для типичного управления проектами, требующее длительного привыкания.

GanttPro

Это веб-ориентированное программное обеспечение для планирования проектов, включающее в себя диаграмму Ганта. Оно позволяет планировать и управлять проектами онлайн, визуализировать процессы, создавать задачи и назначать их участникам, устанавливать сроки и степень выполнения для отдельных задач и проекта в целом, добавлять вехи, делиться созданной диаграммой Ганта с вашей командой и клиентами, которые имеют право на ее просмотр и экспорт.

Преимущества:

• Возможность автоматического планирования проектов.

• Возможности совместной работы в команде: комментарии к задачам, файлы, быстрые уведомления.

• Перетаскивание задач, процент выполнения и другие функции.

• Вы можете настраивать свой рабочий график и рабочее время для более эффективного управления проектом. Вы можете создавать персональные календари даже на годы вперед и использовать их как готовые шаблоны.

• Установка связей между задачами.

• Интересный момент: можно отменить действия и вернуть проект к любой предыдущей точке. Это полезно, если кто-то из команды допустил ошибку в проекте.

• Возможность создания сложных многоуровневых проектов.

• Назначение прав доступа и ролей для членов команды.

• Возможность сравнения текущего состояния проекта с исходным планом. Этим занимается базовый план.

• Грамотное управление ресурсами.

• Учет рабочего времени и счетчик задач.

Недостатки:

• Отсутствие полной мобильной версии и мобильного приложения.

• Пока что ограниченные возможности создания пользовательских отчетов.

Monday

Эта платформа подходит как для личного использования, так и для работы в командах. Она обладает функциями для управления проектами, анализа текущего статуса и общения всех членов рабочей группы, менеджеров и клиентов.

Monday основан на шаблонах - инструмент предлагает множество готовых шаблонов для разных отраслей. Каждый из них идеально подходит по функциональности. В то же время вы можете создать свое собственное рабочее пространство для управления своим проектом. Для каждого проекта создается отдельная доска с задачами. Для каждого проекта можно назначить исполнителей, установить статус и индивидуальные настройки.

К минусам можно отнести высокую стоимость и то, что бесплатная версия доступна только на 14 дней.

Teamwork

Eine weitere Software für Projekt- und Teammanagement. Es enthält einen praktischen Aufgabenmanager, einen Chat-Raum für die Interaktion mit den Führungskräften und ein Kundensupportsystem. Die kostenlose Nutzung ist für private Zwecke und für Teams von bis zu 5 Personen möglich, aber die Funktionalität wird in diesem Fall eingeschränkt. Um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können, müssen Sie ab 10 € pro Benutzer zahlen.

Getflow

Простая в использовании программа для планирования проектов с функциональностью для работы в команде. Она позволяет четко распределить задачи в соответствии с необходимым порядком выполнения. Задачи группируются по статусу или принадлежности в различные каталоги. Существует также отдельный каталог для задач, которые еще не назначены. Также имеются каталоги для срочных задач и этапов проекта с особым приоритетом. Вы можете создавать индивидуальные списки для каждой задачи, чтобы структурировать их выполнение. Среди недостатков этого программного обеспечения для управления проектами можно выделить ограниченную функциональность во время испытательного периода и слабую интеграцию с другими популярными инструментами.

Basecamp

Инструмент управления проектами на основе облачной модели. Basecamp был одним из первых приложений, которые включали все необходимые функции для программы управления проектами. Его основные функции включают:

• удобную функцию создания списка задач;

• эффективную систему уведомлений о обновлениях в текущих задачах;

• полнофункциональные чат-комнаты для команды;

• хорошо продуманные инструменты для планирования;

• возможность хранения файлов и документов в облаке.

Basecamp действительно удобен, но за него нужно платить немалые деньги.

Hitask

Простая и в то же время эффективная программа для управления проектами и совместной работы над ними. Ее преимущества - это интерфейс с функцией перетаскивания, удобные инструменты для объединения и сортировки задач, а также интеграция с Google Calendar. Сотрудники могут обсуждать все текущие вопросы в полноценном чате, добавлять комментарии к действиям, устанавливать напоминания и назначать встречи. Это программное обеспечение для планирования проектов в первую очередь ориентировано на малые команды, что также отражается в его цене. К недостаткам можно отнести отсутствие графического представления объемов текущих задач, как это возможно с помощью диаграмм Ганта.

Easyprojects

Это программное обеспечение для управления проектами на базе технологии AJAX. Оно позволяет в реальном времени отслеживать статус текущих задач, перераспределять их между исполнителями и планировать использование ресурсов. Большим преимуществом этого программного обеспечения для планирования работ является возможность визуализации работы всей команды проекта. В целом оно отличается обширным и мощным набором инструментов, простым и понятным пользовательским интерфейсом и возможностью удаленного использования в течение 24 часов в сутки. Среди недостатков Easyprojects можно отметить отсутствие функций для контроля над рабочими ресурсами и анализа возможных рисков. Некоторые пользователи также жалуются на то, что служба технической поддержки не доступна круглосуточно, как обещано на сайте поставщика.

ProjectLibre

Это бесплатная программа для планирования проектов, которая представляет собой интересную альтернативу Microsoft Project. Это программа с открытым исходным кодом, которая включает в себя все основные функции программы для планирования проектов, включая диаграммы Ганта, диаграммы PERT, сетевые диаграммы, метод оценки стоимости внедрения, календарь ресурсов и многое другое. Также поддерживается импорт и экспорт из MS Project. Предлагаются также варианты управления множественными проектами для команд.

Это отличная программа для планирования проектов для малых и средних проектов.

ProjectLibre предлагает более 20 языковых вариантов, и язык можно легко изменить через выпадающее меню. Однако выбор функций не так обширен, как в MS Project, и интерфейс оставляет желать лучшего.

Итог

Мы представили самые популярные веб-платформы для профессионального управления командами и проектами в кратком обзоре рынка и показали, что у каждой из них есть свои сильные и слабые стороны. Конечно, вам следует выбирать инструменты и сервисы, которые наилучшим образом подходят для ваших деятельности и удовлетворяют ваши требования к программному обеспечению для управления проектами.