Видео по Rillsoft Cloud

Практические видео помогают быстро освоить Rillsoft Cloud и Rillsoft Project.

В этих видео пошагово показано, как работать с Rillsoft Cloud и Rillsoft Project: от первого запуска и перехода в облако до учета времени, отпусков, проектных настроек, обмена данными и управления документами. Выберите нужный тематический блок и запускайте видео прямо на странице.

Начало работы, переход и права доступа

1. Начало работы с Rillsoft Cloud

Видео показывает, как начать работу с Rillsoft Cloud за шесть шагов: от входа в систему до первого плана проекта.

Цель обучения: Вы узнаете, как настроить Rillsoft Cloud и создать первый проект в шесть последовательных шагов.

Смотреть на YouTube

2. Переход с Rillsoft Project на Rillsoft Cloud

Видео объясняет переход с Rillsoft Project на Rillsoft Cloud и показывает, как перенести существующие проекты.

Цель обучения: Вы узнаете, как перенести проекты из Rillsoft Project в Rillsoft Cloud и продолжить работу без двойного ввода.

Смотреть на YouTube

3. Назначение прав доступа

Видео показывает, как настраивать пользователей и права доступа для безопасной совместной работы в Rillsoft Cloud.

Цель обучения: Вы узнаете, как создавать пользователей и целенаправленно назначать права на проекты и функции.

Смотреть на YouTube

Частые вопросы

Как начать работу с Rillsoft Cloud и что для этого нужно?

Для старта нужны две вещи: доступ к Rillsoft Cloud и настольное приложение Rillsoft Project Cloud. Проекты создаются и редактируются в Rillsoft Project Cloud, а Rillsoft Cloud выступает как размещенный у Rillsoft Integration Server для централизованного хранения данных, управления пользователями и веб-функций, таких как учет времени, отпуска и документы. Обычно старт выглядит так: установить Rillsoft Project Cloud, войти с облачными учетными данными, создать первый проект и начать планировать задачи и ресурсы.

Можно ли начать с одной команды или система рассчитана только на крупные компании?

Начать может и одна команда. Rillsoft Cloud особенно подходит организациям примерно от 20 до 200 сотрудников, но подходит и для меньших команд и затем масштабируется. Вы можете стартовать с одного проекта и нескольких пользователей, а затем добавлять новые проекты и участников без смены системы.

Можно ли перейти с локального Rillsoft Project на Rillsoft Cloud без потери планов?

Да. Существующие планы продолжают открываться в Rillsoft Project, только теперь в облачной версии с подключением к размещенному серверу. Структура проекта, задачи, зависимости и ресурсы сохраняются, меняется лишь место хранения: вместо локальных файлов данные лежат централизованно в Rillsoft Cloud.

В чем главные преимущества Rillsoft Cloud по сравнению с чисто настольной работой?

Основные преимущества пять: не нужен собственный сервер, команда работает с общей базой данных, права доступа управляются централизованно, поддержку и обновления берет на себя Rillsoft, а веб-функции вроде учета времени, отпусков и уведомлений доступны сразу. Само проектное планирование при этом остается в сильном настольном клиенте Rillsoft Project Cloud.

Как управлять тем, кто какие проекты видит в Rillsoft Cloud?

Через управление пользователями и правами доступа в веб-интерфейсе Rillsoft Cloud. Администратор определяет для пользователя или роли, какие проекты видны и какие можно редактировать. Поэтому сотрудник видит только свои проекты, руководитель несколько проектов, а пользователь учета времени только свою область.

Переход нужно делать одномоментно или можно работать параллельно?

Возможен поэтапный параллельный переход. Пока настольные пользователи и веб-пользователи работают с одним и тем же Integration Server, все обращаются к одним и тем же актуальным данным. Новые проекты можно запускать уже в облаке, а существующие переносить постепенно.

Представления: диаграмма Ганта, сетевой график и пользовательские виды

1. Диаграмма Ганта, сетевой график и другие представления

Видео объясняет ключевые представления проекта, включая диаграмму Ганта, сетевой график и структуру проекта.

Цель обучения: Вы узнаете, как переключаться между разными представлениями проекта и смотреть на один план с разных точек зрения.

Смотреть на YouTube

Частые вопросы

Почему для проекта нужны разные представления, а не одно?

Потому что разные роли задают разные вопросы. Руководитель проекта спрашивает, удерживаются ли сроки, ответственный за ресурсы смотрит на загрузку, а руководство хочет понять риски и критический путь. Rillsoft Project Cloud показывает все эти перспективы на одних и тех же данных проекта.

Что такое диаграмма Ганта и для чего она нужна?

Диаграмма Ганта показывает задачи и сроки на временной шкале: кто, что и когда делает, какова длительность и как связаны этапы между собой. Это главный инструмент для обсуждения сроков внутри команды и с внешними участниками.

Что дает сетевой график, чего не видно в диаграмме Ганта?

Сетевой график выдвигает на первый план логические зависимости и критический путь, то есть те задачи, задержка которых сразу сдвигает конечный срок проекта. Для анализа рисков он особенно полезен.

Для чего нужны представления ресурсов?

Они показывают загрузку по сотрудникам или ролям во времени. Перегрузки можно заметить сразу и вовремя освободить мощности или перенести задачи.

Может ли каждый планировщик собрать свои собственные представления?

Да. В Rillsoft Project Cloud можно свободно выбирать столбцы, фильтры и сортировки и сохранять их как пользовательские представления. Так каждый работает в той структуре, которая нужна именно для его задач.

Шаблоны: создание проектов из шаблонов и Excel

1. Шаблоны

Видео показывает, как быстро создавать новые проекты из шаблонов с единой структурой.

Цель обучения: Вы узнаете, как создавать повторяющиеся проекты из шаблонов и экономить время на планировании.

Смотреть на YouTube

Частые вопросы

Как шаблоны экономят время при планировании?

Повторяющиеся проекты обычно имеют один и тот же базовый ход: запрос, спецификация, выполнение, тестирование, передача. Вместо того чтобы строить эту структуру каждый раз заново, вы один раз сохраняете ее как шаблон в Rillsoft Project Cloud и затем создаете новые проекты за считанные минуты.

Как сделать шаблон из существующего проекта?

Вы выбираете хорошо структурированный проект и сохраняете его как шаблон. Rillsoft Project Cloud перенимает структуру, зависимости и ролевые требования, но не фиксирует старые даты и конкретные названия.

Можно ли иметь разные наборы шаблонов для разных типов проектов?

Да. Можно вести отдельные шаблоны для ИТ-проектов, производственных проектов или внутренних инициатив. Через облачный сервер они доступны всем уполномоченным планировщикам централизованно.

Можно ли готовить шаблоны через Excel, а не только из старых проектов?

Да. Если структура уже существует в Excel, ее можно импортировать через CSV в Rillsoft Project Cloud. Это удобно для команд, которые еще переходят от Excel к централизованному планированию.

Как поддерживать шаблоны в актуальном состоянии, если процессы меняются?

Шаблон редактируется централизованно. Все новые проекты, созданные из обновленного шаблона, уже используют новый процесс, а текущие проекты остаются без вмешательства.

Импорт и экспорт: MS Project, Excel и отчеты

Частые вопросы

Как перенести проект из Microsoft Project в Rillsoft?

Проект экспортируется из Microsoft Project в XML и затем импортируется в Rillsoft Project Cloud через диалог импорта. Структура, сроки и зависимости сохраняются, после чего ресурсы и роли сверяются с облачной системой.

Теряются ли данные при миграции из Microsoft Project?

Базовые данные обычно сохраняются: задачи, сроки, зависимости, вехи и имена ресурсов. Специфические поля Microsoft Project, например отдельные пользовательские коды или базовые планы, стоит предварительно проверить на тестовом проекте.

Можно ли импортировать из Excel списки сотрудников и другие справочники?

Да. Списки сотрудников, ролей или мощностей можно импортировать через CSV, если подготовлены имя, роль и доступная загрузка. Это избавляет от ручного заведения больших команд.

Как экспортировать отчеты из Rillsoft в Excel?

Практически любое представление или отчет из Rillsoft Project можно экспортировать в Excel: задачи, ресурсы, мощности или затраты. Это удобно для презентаций, совещаний и внешней обработки.

Можно ли автоматизировать обмен данными с другими системами?

Да. Для интеграции внешних систем Rillsoft Cloud как вариант Integration Server предоставляет REST API, через которое можно программно передавать данные в BI-системы или собственные приложения.

Настройки проекта в Rillsoft

1. Начало и окончание

Видео показывает, как задавать начало и окончание проекта или рассчитывать их на основе плана.

Цель обучения: Вы узнаете, как фиксировать начало и конец проекта или рассчитывать их с помощью прямого и обратного планирования.

Смотреть на YouTube

3. Продолжительность и трудоемкость

Видео объясняет разницу между длительностью и трудоемкостью и их влияние на планирование ресурсов.

Цель обучения: Вы узнаете, как правильно различать длительность и трудозатраты и использовать это в реалистичном планировании.

Смотреть на YouTube

Частые вопросы

Почему стоит настраивать параметры проекта, а не оставлять стандартные значения?

Потому что двухнедельный детальный проект и инвестиционный проект на 18 месяцев требуют разных настроек отображения, расчетов и структуры. Подходящие настройки в Rillsoft Project Cloud ускоряют ориентацию, делают коммуникацию яснее и позволяют сохранить профессиональный вид планов.

Что такое пользовательские поля и как их использовать?

Помимо стандартных полей вроде названия, длительности и затрат, в Rillsoft Project Cloud можно добавить собственные поля, например контакт клиента, номер счета или внутренний идентификатор. Это помогает хранить специфичную для компании информацию прямо в проекте.

Как сделать так, чтобы план выглядел профессионально для клиентов и руководства?

Используйте единые цвета, осмысленные заголовки, только нужные столбцы и при необходимости фирменный логотип в колонтитулах. Такие правила можно сохранить в шаблоне и использовать повторно.

Можно ли иметь разные представления для разных целевых групп?

Да. Для клиента можно показывать только фазы и вехи, для руководства добавить бюджеты и риски, а для сотрудников оставить только собственные задачи. Rillsoft Project Cloud поддерживает несколько представлений для одного проекта.

Как правильно настроить расчеты длительности и трудозатрат?

В настройках проекта задаются рабочие часы в день, тип недели и другие базовые параметры, влияющие на расчет загрузки. Поэтому их важно согласовать в самом начале проекта.

Пул ресурсов

1. Перейти на общий пул ресурсов

Видео показывает переход от ресурсов внутри отдельных проектов к общему межпроектному пулу ресурсов.

Цель обучения: Вы узнаете, как перевести локальные проектные ресурсы в центральный пул и планировать их межпроектно.

Смотреть на YouTube

Частые вопросы

Зачем нужен общий пул ресурсов, если можно вести ресурсы отдельно в каждом проекте?

Потому что один и тот же сотрудник обычно работает сразу в нескольких проектах. Если каждый проект ведет его отдельно, никто не увидит общую перегрузку. Централизованный пул ресурсов через Rillsoft Cloud позволяет корректно складывать загрузку по всем проектам.

Что должно входить в пул ресурсов: только сотрудники или еще оборудование и материалы?

И то и другое. В пул можно включать людей с ролями и мощностями, а также ограниченные материальные ресурсы: переговорные, машины, лицензии, поставщиков или оборудование.

Как убедиться, что мощности в пуле реалистичны?

Нужно регулярно сверять пул с исходными данными: кадровой информацией, доступными ставками занятости, ИТ-ресурсами и ограничениями поставщиков. Пул ресурсов хорош ровно настолько, насколько точны входные данные.

Можно ли быстро менять пул, если доступность сотрудников изменилась?

Да. Вы можете добавлять новых сотрудников, помечать уходящих как неактивных и менять доступную загрузку, например с 100 до 80 процентов. После этого Rillsoft Project сразу пересчитывает затронутые планы.

Мультипроектное планирование и многопользовательская работа

1. Мультипроектная и многопользовательская работа

Видео показывает, как несколько планировщиков параллельно работают в многопользовательском режиме с портфелем проектов.

Цель обучения: Вы узнаете, как несколько планировщиков могут одновременно работать с проектами и координировать ресурсы между проектами.

Смотреть на YouTube

Частые вопросы

Как несколько планировщиков могут одновременно работать в одной системе Rillsoft?

Все планировщики подключают Rillsoft Project Cloud к одной и той же центральной базе данных в Rillsoft Cloud. Поэтому они работают с общим пулом ресурсов и единым портфелем, а изменения синхронизируются через сервер.

Что такое суммарный проект и для чего он нужен?

Суммарный проект объединяет несколько связанных подпроектов под одной общей крышей. Так можно видеть общий срок, бюджет и прогресс, не теряя при этом детали отдельных фаз или частей проекта.

Как согласуются ресурсы между несколькими планировщиками?

Через общий пул ресурсов. Каждый видит, какая мощность еще свободна, а конфликты при двойном бронировании одной и той же доступности становятся заметны сразу.

Можно ли настроить так, чтобы менеджер видел только свои проекты?

Да. Это управляется ролями и правами доступа в Rillsoft Cloud. Менеджер может видеть только свой набор проектов, при этом общая доступность ресурсов все равно остается видимой в нужном объеме.

Учет времени и обратная связь

1. Внесение отработанных часов через форму

Видео показывает, как сотрудники фиксируют отработанные часы через форму ввода в Rillsoft Cloud.

Цель обучения: Вы узнаете, как передавать отработанные часы через форму ввода в Rillsoft Cloud.

Смотреть на YouTube

Частые вопросы

Почему лучше вести учет времени в Rillsoft Cloud, а не в Excel?

Потому что учет времени в Rillsoft Cloud напрямую связан с проектным планом. Если сотрудник сообщает не 40, а 60 часов, отклонение сразу попадает в план-факт анализ. Таблица Excel остается оторванной от проекта и быстро устаревает.

Как добиться честного ввода часов сотрудниками?

Через правильную организацию процесса: учет времени служит не для контроля людей, а для улучшения планирования. Реальные значения помогают команде точнее оценивать будущие проекты и быстрее замечать отклонения.

Кто имеет доступ к данным учета времени?

Это регулируется правами доступа в Rillsoft Cloud. Обычно сотрудник видит только свои записи, руководитель проекта записи своей команды, а администратор полную картину.

Как часто сотрудникам следует сообщать часы?

Часто достаточно еженедельного ввода, например по пятницам. Для более динамичных проектов полезен ежедневный ввод. Оптимальная частота зависит от скорости изменений в проекте.

Уведомления по электронной почте

1. Шаблоны уведомлений по электронной почте

Видео показывает, как адаптировать шаблоны для автоматических e-mail-уведомлений в Rillsoft Cloud.

Цель обучения: Вы узнаете, как настраивать шаблоны писем для автоматических уведомлений в Rillsoft Cloud.

Смотреть на YouTube

Частые вопросы

Как сделать так, чтобы важные события проекта никто не пропустил?

С помощью автоматических уведомлений из Rillsoft Cloud. При новой задаче, приближении срока или конфликте ресурсов сообщение отправляется нужным получателям по заранее заданным правилам.

Можно ли настраивать письма по-разному для разных проектов?

Да. Есть глобальные правила и проектные исключения. Поэтому для клиентского проекта можно включить более плотные уведомления, чем для внутренней инициативы.

Как избежать лавины писем?

Можно использовать сводки вместо отдельных сообщений, ограничивать частоту отправки и разрешать пользователям выбирать только критические уведомления. Так коммуникация остается полезной, а не навязчивой.

iCalendar, Outlook и интернет-календари

1. Шаблоны iCalendar

Видео показывает, как создавать шаблоны iCalendar для структурированной передачи сроков из Rillsoft Cloud.

Цель обучения: Вы узнаете, как создавать шаблоны iCalendar для публикации сроков из Rillsoft Cloud.

Смотреть на YouTube

Частые вопросы

Зачем нужна интеграция iCalendar, если уже используется Rillsoft Cloud?

Потому что не все сотрудники постоянно работают в облачном интерфейсе, но почти все пользуются календарем вроде Outlook. Через iCalendar проектные сроки из Rillsoft появляются в привычном календаре без двойного ведения данных.

Безопасен ли и актуален ли iCalendar-канал?

Канал публикуется через адрес, предоставленный Rillsoft Cloud, и зависит от выданных прав. Актуальность также зависит от того, как часто Outlook, Apple Calendar или мобильное приложение обновляют подписанный канал.

Можно ли иметь несколько iCalendar-каналов для разных целей?

Да. Отдельные каналы можно создать для личных задач, командных вех или клиентских сроков и подписывать их независимо друг от друга.

Планирование отпусков: счета, заявки и календарь

1. Аккаунты для планирования отпусков

Видео показывает, как в Rillsoft Cloud управлять счетами отпусков и другими отсутствиями.

Цель обучения: Вы узнаете, как создавать отпускные счета и гибко управлять правами на отпуск.

Смотреть на YouTube

Частые вопросы

Почему планирование отпусков должно быть частью проектной системы, а не только задачей кадровой службы?

Потому что отпуск напрямую влияет на доступность ресурсов. Если ключевой сотрудник отсутствует три недели, это нужно учитывать в проектном плане. Rillsoft Cloud связывает отпускной процесс с планированием мощностей.

Как учитываются больничные и другие виды отсутствия?

В Rillsoft Cloud можно вести разные типы отсутствий отдельно: отпуск, больничный, специальное освобождение и другие. Они отображаются в календаре и помогают руководителю видеть реальную доступность команды.

Можно ли задавать индивидуальные отпускные права для разных сотрудников?

Да. Для сотрудников с полной занятостью, неполной ставкой или временными контрактами можно вести разные остатки и правила расчета. Это делает учет прозрачным и пригодным для ресурсного планирования.

Система управления документами (DMS)

Частые вопросы

Почему стоит хранить проектные документы в Rillsoft Cloud, а не только в OneDrive или SharePoint?

Потому что в Rillsoft Cloud документы привязаны непосредственно к проекту. Планирование, статус и файлы находятся в одном месте, а те же права доступа, что действуют для проекта, действуют и для его документов.

Какие типы файлов поддерживает DMS?

Обычные рабочие форматы: PDF, Word, Excel, изображения, видео, ZIP-архивы и другие. Документы централизованно хранятся и доступны всем пользователям с соответствующими правами.

Насколько безопасны проектные документы?

Доступ к документам управляется существующей системой пользователей и ролей Rillsoft Cloud. Это позволяет ограничить просмотр и редактирование документов в зависимости от проектного контекста и внутренних процессов компании.

Rillsoft Project: быстрый старт и архивные видео

Частые вопросы

В чем разница между Rillsoft Project и Rillsoft Cloud?

Rillsoft Project это настольный клиент и основное рабочее место для планирования, а Rillsoft Cloud это размещенная у Rillsoft платформа на базе Integration Server для совместной работы, централизованного хранения данных и веб-функций. Планирование выполняется именно в Rillsoft Project.

Что использовать для планирования: Rillsoft Project или Rillsoft Cloud?

Создание и редактирование проектных планов выполняется в Rillsoft Project. Rillsoft Cloud дополняет это командным доступом, учетом времени, отпусками и другими веб-функциями. Оптимальная схема: планировщики работают в Rillsoft Project, а команда использует веб-интерфейс.

Актуальны ли базовые знания из Rillsoft Project для понимания облачной работы?

Да. Календарное планирование, зависимости, роли, ресурсы и работа с портфелем остаются теми же и в облачном режиме. Облако добавляет централизованное хранение данных и совместную работу, но не меняет фундамент планирования.